わが社の場合、総務部が素案を作り部課長会議に諮り修正を加えた後に最終的な計画とすることとしている。当日になって、図面だけの配置換えと実際の３次元的な配置換えとではどうしても食い違いがでてきてしまう場合は、現実に即した修正をして良いこととしている。
　 この会社の場合問題だったのは、総務部が業務部を加えて計画作りをせず、一方的に計画を作ってしまったことにあるように思われる。

気に入らないとか、ここにこれを置いたら狭いなどはありますが、このケースのように当日になって勝手に変えるという事はしません。微調整（島が1、2ｍずれる）なら分かりますが、業者側もやりにくいだろうし、材料（ケーブルや保護材など）の都合等もあると思うのです。金額の問題等も発生してしまうし、業者もあまり勝手な事をすると困るでしょう。最初の段階で誰に権限があるのかという事をはっきりさせておくべきではないでしょうか。

基本的にレイアウト変更は図面を起こして、各部門や部署に確認をし決定をします。もちろん部門、部署が仕事がしやすいように考えていることや、今回のレイアウト変更の主旨を説明します。わが社では特に問題は起こっていませんが、現場の状況をキチンと把握しお互いにコンセンサスがとれるように話をする様に細心の注意をはらいます。

全社的に事前に打ち合わせして決めたこととして今回は総務で決めた配置を守ってもらう。ただし、試行錯誤しているとして期間を置いた後、業務部の配置を受入れる。それにより、双方の言い分を聞いたとして「シコリ」を残さないようにする。

現場まかせにすると部門間の力関係による、スペースの不公平などの問題が発生し、社員の不平・不満の基となります。また、組織の枠を超えたコミュニケーションの活性化やセキュリティーの面なども重要なファクターであり、そういった面からも総務部主導で行う必要があるわけです。もし、何か不都合が生じたのなら、一言総務部長に了解を取るべきです。ただし、総務部側も大きな配置換えの際には絶対に現場に立ち会うべきです。何をするにもお互いのコミュニケーションが大切であることを忘れないでください。

現場のことは現場にまかせるのが仕事の基本ではないだろうか。総務が必要と思っていたことでも、現場にいる人間からすれば、本当に必要なのか疑問点を持つことは多々ある。この総務にしても、本当に現場のことを理解しているかどうかは大いに疑問である。総務の独りよがりになっていなかっただろうか。

当社の事務所のレイアウトの変更は、その部門の長に変更の目的を十分説明し、理解してもらい、先ずは現場の希望する配置案を出してもらいます。その案が変更の目的に添ったものであれば、業者や場合によっては設計士等の専門家の目でのチェックを依頼し、予算と価格を勘案し、変更点があれば、現場と再度相談の上、双方が納得をした後、配置換えをスタートします。業務部長が納得をしていて、突然当日に勝手に変更を指示したのであれば、非は業務部長にありますが、そうでないとしたら、総務部の対応に問題があったと思わざるを得ません。

当社では事前に総務で手配するのは一部の部門のところに限られ、営業部などは担当の部長が中心となって進めています。本来ならばある程度金額の妥当性を確認するために集中管理すべきであると思っています。また、その頻度、重要性、専門性にもよりますので各社で対応は分かれるところでしょう。

当社では「枠取り」のみ総務部署で決定し、枠内での配置等は各部署に任せています。総務部署ですべて決めるのは総務部署の手間も馬鹿にならないでしょうし、本件のような不都合もあろうかと思います。ただし、机やパーティションの規格は統一しておかないと、好き勝手なオフィスとなってしまいます。本件ではそのあたりの事前相談に問題があったのでしょう。

最終目的は、「働きやすい職場環境づくり」であるから、総務の変なプライドで案にこだわるのは、おかしいだろう。相談済みの案だから、とこだわって、結果的に現場が働きにくくなれば、配置換えの仕事は効果があったと堂々と言えるのだろうか。
　業務部長の取った手段は良くなかったかもしれないが、机上の計画を現場の実情に応じて、より良い形に変えることは、よくあることだ。
目的に立ち返って、現場が働きやすくレイアウト変更すればいいだろう。